Informativa GDPR

La presente Informativa GDPR descrive le modalità con cui vengono raccolti, utilizzati, conservati e protetti i dati personali degli utenti che utilizzano il sito e acquistano presso Coradwell (di seguito «io» o «noi»). La presente informativa riguarda le attività necessarie alla gestione del sito, degli ordini, dei pagamenti, delle spedizioni, delle richieste di assistenza e delle altre funzioni direttamente collegate ai servizi disponibili.

1. Titolare del trattamento e ambito dell’Informativa GDPR

Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il sito e nell’ambito della gestione degli ordini e dei servizi richiesti è Coradwell.

I riferimenti del titolare del trattamento sono:

• Indirizzo: 1-41-3 RENGŌJI, TAMA-SHI, PREFETTURA DI TOKYO, 206-0021, GIAPPONE

• E-mail: rateus@coradwell.com

• Telefono: +81 (704) 141 78 27

La presente Informativa GDPR si applica ai dati trattati quando un utente consulta il sito, effettua un ordine, completa un pagamento, richiede assistenza, verifica lo stato di un acquisto o utilizza altre funzioni disponibili.

2. Categorie di dati personali raccolti

Raccogliamo esclusivamente i dati adeguati, pertinenti e necessari rispetto alle finalità per cui vengono trattati.

Le categorie di dati che possono essere raccolte comprendono:

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo di fatturazione, indirizzo di consegna, codice postale, città, indirizzo e-mail e numero di telefono [opzionale].

• Dati relativi agli ordini: numero dell’ordine, prodotti acquistati, quantità, importi, stato dell’ordine, informazioni relative alla spedizione, consegna, annullamento, reso, cambio e rimborso.

• Dati relativi ai pagamenti: importo, metodo di pagamento, stato della transazione, identificativi della transazione e informazioni necessarie alla gestione di eventuali rimborsi.

• Dati relativi all’assistenza: numero dell’ordine, indirizzo e-mail, numero di telefono [opzionale], contenuto della richiesta e documentazione eventualmente fornita per consentirci di gestire il problema segnalato.

• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di dispositivo, sistema operativo, tipo di browser, data e ora dell’accesso, pagine consultate e informazioni tecniche necessarie alla sicurezza e al corretto funzionamento del sito.

• Dati relativi alle preferenze sui cookie: scelte effettuate dall’utente in relazione agli strumenti per i quali è richiesta una specifica preferenza.

Non richiediamo dati personali ulteriori rispetto a quelli necessari per le finalità descritte nella presente Informativa GDPR.

3. Modalità di raccolta e natura del conferimento dei dati

I dati personali possono essere forniti direttamente dall’utente oppure generati durante l’utilizzo delle funzioni del sito.

La raccolta può avvenire:

• quando viene effettuato un ordine;

• quando vengono inseriti i dati di fatturazione o di consegna;

• quando viene completato un pagamento;

• quando viene presentata una richiesta di annullamento, reso, cambio o rimborso;

• quando viene richiesta assistenza;

• quando vengono utilizzate le funzioni necessarie alla gestione dell’ordine;

• quando vengono definite o modificate le preferenze relative ai cookie;

• quando vengono generati dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza del sito.

Il conferimento di alcuni dati è necessario per elaborare un ordine, effettuare una consegna, gestire un pagamento o rispondere a una specifica richiesta.

Se i dati indispensabili non vengono forniti, potrebbe non essere possibile completare la relativa operazione.

I dati indicati come opzionali possono essere omessi quando non sono necessari alla funzione richiesta.

4. Finalità e basi del trattamento

I dati personali vengono utilizzati esclusivamente per finalità determinate e collegate ai servizi forniti.

Le principali finalità e relative basi del trattamento sono:

• Gestione ed esecuzione dell’ordine: utilizziamo i dati necessari per verificare l’ordine, elaborare il pagamento, preparare la spedizione, organizzare la consegna e fornire le informazioni relative all’acquisto. Il trattamento è necessario per l’esecuzione del rapporto contrattuale con il cliente.

• Gestione dei pagamenti e dei rimborsi: utilizziamo le informazioni necessarie per registrare il pagamento, verificare lo stato della transazione e gestire eventuali rimborsi. Il trattamento è necessario per eseguire le operazioni collegate all’acquisto.

• Assistenza al cliente: utilizziamo i dati forniti per identificare l’ordine, rispondere alle richieste e gestire eventuali problemi relativi all’acquisto, alla spedizione, alla consegna, al reso o al rimborso. Il trattamento è necessario per fornire il servizio richiesto e gestire il rapporto con il cliente.

• Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali: trattiamo e conserviamo le informazioni necessarie per adempiere agli obblighi applicabili alla documentazione degli ordini e delle transazioni.

• Sicurezza del sito e prevenzione di utilizzi anomali: possiamo utilizzare dati tecnici e informazioni relative alle operazioni effettuate per proteggere il sito, gli utenti e gli ordini. Quando applicabile, questo trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a mantenere sicuri i sistemi e prevenire attività anomale, purché tale interesse non prevalga sui diritti e sulle libertà dell’interessato.

• Gestione delle richieste e tutela delle posizioni interessate: possiamo conservare le informazioni necessarie per documentare la gestione di un ordine, verificare una richiesta o gestire eventuali contestazioni. Quando applicabile, il trattamento si basa sul nostro legittimo interesse alla corretta gestione e documentazione delle attività svolte.

• Gestione delle preferenze sui cookie: quando uno strumento richiede il consenso dell’utente, il trattamento avviene sulla base della scelta espressa.

Quando un trattamento si basa sul consenso, l’utente può revocarlo in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica il trattamento effettuato prima della revoca.

5. Destinatari dei dati personali

I dati personali vengono resi accessibili esclusivamente ai soggetti che ne hanno bisogno per svolgere attività necessarie alla gestione del sito, degli ordini e dei servizi richiesti.

Le categorie di destinatari possono comprendere:

• soggetti incaricati della gestione dei pagamenti;

• vettori incaricati della consegna degli ordini;

• fornitori dei servizi tecnici e di hosting necessari al funzionamento del sito;

• soggetti incaricati della sicurezza e della manutenzione tecnica;

• soggetti incaricati della gestione amministrativa, contabile o fiscale;

• professionisti incaricati di assisterci nella gestione di specifiche richieste o contestazioni;

• autorità competenti quando la comunicazione dei dati è richiesta nell’ambito delle relative funzioni.

Ogni destinatario riceve esclusivamente le informazioni necessarie allo svolgimento della propria attività.

Quando un soggetto tratta dati personali per nostro conto, il trattamento viene limitato alle istruzioni e alle finalità necessarie per il servizio affidato.

6. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali vengono conservati per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti, salvo eventuali periodi ulteriori richiesti per obblighi amministrativi, contabili, fiscali o per la gestione di specifiche richieste.

In particolare:

• i dati relativi agli ordini e alle transazioni vengono conservati per il periodo necessario alla gestione dell’acquisto e successivamente per il periodo richiesto dagli obblighi applicabili;

• la documentazione amministrativa e contabile soggetta a specifici obblighi di conservazione può essere mantenuta fino a 10 anni quando applicabile;

• i dati relativi alle richieste di assistenza vengono conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e successivamente per il periodo necessario a documentarne l’esito;

• i dati relativi ad annullamenti, resi, cambi, rimborsi o contestazioni vengono conservati fino alla conclusione della relativa procedura e, quando necessario, per il periodo successivo utile alla tutela delle posizioni interessate;

• i dati tecnici vengono conservati per il periodo necessario alla sicurezza, al corretto funzionamento del sito e alla verifica di eventuali anomalie;

• le informazioni relative alle preferenze sui cookie vengono conservate per il periodo necessario a documentare e rispettare la scelta effettuata dall’utente.

Quando i dati non sono più necessari, vengono cancellati oppure resi non più riconducibili all’interessato, salvo che sia necessario conservarli ulteriormente per una finalità applicabile.

7. Sicurezza e protezione dei dati personali

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate alla natura dei dati trattati, alle modalità del trattamento e ai rischi ragionevolmente prevedibili.

Le misure adottate possono comprendere:

• limitazione dell’accesso ai dati alle sole persone autorizzate;

• gestione e controllo degli accessi ai sistemi;

• protezione della trasmissione delle informazioni;

• limitazione della quantità di dati raccolti a quanto necessario;

• controllo degli eventi tecnici rilevanti per la sicurezza;

• procedure per la gestione di eventuali anomalie o accessi non autorizzati;

• conservazione dei dati per periodi collegati alle effettive necessità del trattamento;

• verifica periodica delle misure utilizzate per proteggere i dati.

Le misure vengono adattate in relazione alle caratteristiche dei trattamenti effettuati e ai rischi che possono interessare i dati personali.

8. Diritti dell’interessato

L’utente può esercitare, quando ne ricorrono le condizioni, i diritti relativi ai propri dati personali.

Tali diritti comprendono:

• ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;

• ottenere l’accesso ai propri dati personali;

• richiedere la rettifica di dati inesatti;

• richiedere l’integrazione di dati incompleti;

• richiedere la cancellazione dei dati quando ne ricorrono le condizioni;

• richiedere la limitazione del trattamento;

• opporsi a determinati trattamenti quando ne ricorrono le condizioni;

• ricevere i dati personali in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico quando è applicabile il diritto alla portabilità;

• trasmettere i dati a un altro titolare quando le condizioni per la portabilità sono soddisfatte;

• revocare in qualsiasi momento un consenso precedentemente espresso per i trattamenti che si basano sul consenso;

• presentare un reclamo all’autorità competente per la protezione dei dati personali.

In Italia l’autorità competente è il Garante per la protezione dei dati personali.

L’esercizio di un diritto è valutato in relazione alla specifica richiesta e alla base utilizzata per il relativo trattamento.

9. Modalità di esercizio dei diritti

Per esercitare uno dei diritti descritti nella presente Informativa GDPR, l’interessato può inviare una richiesta utilizzando i recapiti indicati nella sezione Contattaci.

La richiesta deve consentirci di identificare in modo sufficientemente preciso i dati e l’operazione interessata.

Quando abbiamo ragionevoli dubbi sull’identità della persona che presenta la richiesta, possiamo chiedere esclusivamente le informazioni aggiuntive necessarie per verificarne l’identità e impedire l’accesso non autorizzato ai dati di un’altra persona.

Le richieste vengono gestite senza ingiustificato ritardo e secondo i tempi applicabili alla relativa richiesta.

Quando una richiesta è particolarmente complessa o comprende più operazioni, i tempi di risposta possono essere estesi nei limiti consentiti, informando l’interessato quando necessario.

10. Processi decisionali automatizzati

Nell’ambito dei trattamenti descritti nella presente Informativa GDPR non utilizziamo processi decisionali basati esclusivamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici sull’utente o incidano in modo analogamente significativo sulla sua situazione.

Gli strumenti tecnici eventualmente utilizzati per la sicurezza, la gestione degli ordini o la verifica di anomalie possono supportare le attività operative, ma non determinano automaticamente decisioni con tali effetti.

Qualora in futuro le modalità di trattamento dovessero cambiare in modo rilevante, le relative informazioni verranno aggiornate prima dell’applicazione del nuovo trattamento, quando necessario.

11. Politica sui cookie e gestione delle preferenze

Il sito utilizza cookie e strumenti con funzioni analoghe necessari al corretto funzionamento delle pagine e, quando presenti, ulteriori strumenti soggetti alle preferenze dell’utente.

Le informazioni relative alle categorie utilizzate, alle finalità, alla durata e alle modalità di gestione delle preferenze sono disponibili nella Politica sui cookie.

Quando per un determinato strumento è necessario il consenso, il relativo trattamento viene attivato soltanto in base alla scelta espressa dall’utente.

L’utente può modificare o revocare le proprie preferenze utilizzando le funzioni disponibili sul sito.

12. Politica sulla riservatezza e coordinamento delle informazioni

La presente Informativa GDPR deve essere letta insieme alla Politica sulla riservatezza, che contiene ulteriori informazioni sulla gestione dei dati personali nell’ambito dell’utilizzo del sito e dei servizi disponibili.

Le informazioni relative alle categorie di dati, alle finalità, ai recapiti, ai diritti dell’interessato e alle modalità di trattamento vengono mantenute coerenti tra le due pagine.

In caso di modifica delle attività di trattamento, le relative informazioni vengono aggiornate affinché continuino a rappresentare correttamente le modalità con cui vengono utilizzati i dati personali.

13. Aggiornamenti dell’Informativa GDPR

La presente Informativa GDPR può essere aggiornata quando cambiano le modalità di trattamento, le funzioni del sito, le categorie di dati utilizzate o altre informazioni rilevanti per gli utenti.

La versione aggiornata viene pubblicata su questa pagina.

Quando una modifica comporta un cambiamento rilevante delle modalità di trattamento, vengono adottate misure appropriate per informare gli utenti prima che il nuovo trattamento trovi applicazione, quando necessario.

Le informazioni pubblicate devono in ogni momento riflettere le attività di trattamento effettivamente svolte.

14. Contattaci ed esercizio dei diritti

Indirizzo di contatto: 1-41-3 RENGŌJI, TAMA-SHI, PREFETTURA DI TOKYO, 206-0021, GIAPPONE
Telefono del servizio clienti: +81 (704) 141 78 27
E-mail del servizio clienti: rateus@coradwell.com
Orario online: dal lunedì al venerdì, dalle 8:30 alle 12:00 e dalle 14:00 alle 17:30 (Ora dell’Europa Centrale, CET)